1. Define qué proceso vas a mejorar
Antes de configurar la plataforma, escribe el proceso comercial actual: de dónde llegan los contactos, quién los atiende, cómo se reservan las citas y qué seguimiento se hace. Elige un solo caso inicial, por ejemplo una solicitud de presupuesto. Esto evita construir workflows sin una finalidad clara.
2. Revisa los ajustes de la subcuenta
Confirma el nombre del negocio, zona horaria, datos de contacto, dominio y preferencias de usuario. Comprueba también los permisos del equipo. La zona horaria importa para citas y mensajes programados; una configuración incorrecta puede provocar recordatorios a horas inadecuadas.
3. Crea campos y organiza los contactos
Empieza con los datos realmente necesarios. Define cómo registrar fuente del lead, servicio de interés, responsable y estado comercial. Usa campos personalizados cuando una información tenga un significado estable; usa etiquetas para agrupar contactos por un motivo operativo concreto. Evita crear varias etiquetas para el mismo concepto con nombres ligeramente diferentes.
4. Construye un pipeline sencillo
Crea etapas que representen cambios reales en el proceso, por ejemplo: Nuevo, Contactado, Cita reservada, Propuesta enviada, Ganado y No ganado. Cada etapa debe tener un criterio claro de entrada y salida. Si el equipo no puede explicar cuándo mover una oportunidad, las etapas son demasiado vagas.
5. Añade un formulario y calendario
Crea un formulario breve para captar los datos iniciales y un calendario que refleje la disponibilidad real. Prueba confirmaciones, zonas horarias, buffers entre reuniones, cancelaciones y reprogramaciones. No publiques un calendario hasta comprobar que los eventos llegan al calendario externo si has conectado uno.
6. Crea una automatización pequeña
Empieza con una confirmación de recepción y una tarea interna. Añade esperas o recordatorios solo después de definir cuándo deben detenerse. Prueba el caso normal, un contacto duplicado, una cita reservada y una respuesta inmediata. Revisa que el flujo no envíe mensajes redundantes ni ignore una baja.
7. Haz una prueba de punta a punta
Usa un contacto de prueba y realiza todo el recorrido: formulario, CRM, asignación, notificación, cita y salida del workflow. Registra qué debería ocurrir y qué ocurre realmente. Repite la prueba después de cambios importantes y antes de importar datos o activar campañas.
Plan de implementación para la primera semana
- Día 1: documentar el proceso y los responsables.
- Día 2: revisar ajustes, campos y permisos.
- Día 3: construir el pipeline y el formulario.
- Día 4: configurar calendario y notificaciones.
- Día 5: crear el workflow mínimo.
- Día 6: probar casos normales y excepciones.
- Día 7: revisar métricas y decidir el siguiente ajuste.
Nota práctica: las opciones y nombres de menú pueden variar según el plan, las integraciones habilitadas y las actualizaciones de GoHighLevel. Verifica la configuración en tu propia cuenta antes de activar un proceso para contactos reales.
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