Elige el tipo de calendario
Decide si necesitas reservas individuales, asignación entre varios miembros del equipo o disponibilidad compartida. El tipo adecuado depende de quién atiende la cita, cuánto dura y cómo se reparte el trabajo. No elijas una modalidad solo por el nombre; confirma cómo gestiona la plataforma la disponibilidad y la asignación.
Define disponibilidad y zona horaria
Configura horarios, días no laborables, tiempo mínimo de antelación y límites de reservas cuando estén disponibles. Revisa la zona horaria de la subcuenta y la del calendario conectado. Haz pruebas con fechas cercanas a cambios de horario y confirma que la cita aparece a la hora esperada para ambas partes.
Añade duración y buffers
El tiempo de la reunión debe incluir preparación y cierre cuando sea necesario. Los buffers evitan que se acumulen citas sin margen entre ellas. Configura también límites diarios o periodos de descanso para que el sistema no ofrezca una disponibilidad que el equipo no puede cumplir.
Personaliza el formulario de reserva
Pide solo los datos que ayuden a preparar la reunión. Explica el propósito de la cita y qué información debe traer el visitante. Si preguntas por información sensible, comprueba si realmente es necesaria y cómo se almacenará. Evita formularios largos que no mejoran la preparación.
Confirmaciones, recordatorios y cancelaciones
Diseña una confirmación inmediata con fecha, hora y forma de reprogramar. Los recordatorios deben llegar por canales permitidos y detenerse si la cita se cancela. Asegúrate de que el equipo sabe cómo actuar cuando alguien responde a un recordatorio o solicita un cambio.
Conecta el calendario externo y prueba conflictos
Si conectas Google Calendar u otro servicio, comprueba la sincronización en ambas direcciones según las opciones disponibles. Crea una cita de prueba, cambia su hora, cancélala y simula un bloque ocupado. No asumas que una conexión activa significa que todos los tipos de evento se sincronizan como esperas.
Checklist antes de compartir el enlace
- El enlace abre la página de reserva correcta.
- La zona horaria y la duración se muestran correctamente.
- Los horarios ocupados no aparecen como disponibles.
- La confirmación y los recordatorios contienen datos correctos.
- La reprogramación y cancelación actualizan el estado.
- El equipo recibe la notificación necesaria.
- Los workflows no envían recordatorios después de cancelar.
Nota práctica: las opciones y nombres de menú pueden variar según el plan, las integraciones habilitadas y las actualizaciones de GoHighLevel. Verifica la configuración en tu propia cuenta antes de activar un proceso para contactos reales.
Recursos relacionados
¿Quieres evaluar la plataforma?
Antes de contratar, revisa las funciones que necesitas, el coste del plan y los posibles cargos por uso de correo, teléfono o funciones adicionales.