Custom Fields y Tags en GoHighLevel: cómo organizarlos

Custom Fields y Tags en GoHighLevel: cuándo usar cada uno

Los campos personalizados guardan información estructurada; las etiquetas sirven para marcar una condición o agrupación operativa. Una convención simple evita duplicados y segmentaciones confusas.

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Cuándo usar un campo personalizado

Usa un campo cuando necesitas guardar un valor concreto, como el servicio de interés, el tamaño de la empresa o una fecha relevante. Define el formato, quién puede actualizarlo y qué significa cada opción. Evita campos que repitan información ya disponible.

Cuándo usar una etiqueta

Las etiquetas pueden señalar que un contacto pertenece a una campaña, completó una acción o necesita un tratamiento operativo. Mantén nombres claros y consistentes. Si varias personas crean etiquetas sin reglas comunes, aparecerán variantes casi idénticas.

Crea una convención de nombres

Elige un patrón sencillo y documenta cuándo se aplica y elimina cada etiqueta. Por ejemplo, distingue fuente, estado y campaña mediante prefijos si el volumen lo justifica. No construyas una taxonomía tan compleja que el equipo deje de mantenerla.

Segmentación y workflows

Comprueba que el campo o etiqueta que inicia una automatización se actualiza en el momento correcto. Define qué ocurre cuando el valor cambia, se borra o entra un contacto duplicado. Antes de enviar campañas, revisa una muestra de los contactos incluidos.

Calidad y privacidad

No uses campos para guardar información sensible que no sea necesaria para el proceso. Limita el acceso a datos según el rol y documenta los usos de la información. Revisa periódicamente los campos y etiquetas que ya no se utilizan.

Auditoría práctica

Exporta o revisa una muestra de contactos, identifica duplicados, compara valores y decide qué convenciones conservar. Haz los cambios primero en un entorno controlado y prueba los workflows que dependen de esos datos.

Antes de activar: verifica las funciones disponibles en tu cuenta, prueba con datos de ejemplo y revisa las condiciones de privacidad y consentimiento que correspondan.

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Reglas simples para mantener limpios los contactos

Los campos personalizados y las etiquetas sirven para propósitos distintos. Un campo guarda un valor que puede cambiar, como el servicio de interés o la fecha de renovación. Una etiqueta suele identificar una condición o grupo, como una campaña o un estado temporal. Si ambos se usan sin reglas, aparecen duplicados y segmentos contradictorios.

Define una convención antes de crear campos

Usa nombres claros y consistentes, evitando abreviaturas que solo entiende una persona.

Documenta qué significa cada campo, quién lo actualiza y qué formato debe tener.

Reserva etiquetas para agrupaciones útiles y elimina las que ya no activan ninguna acción.

No guardes información sensible si no es necesaria para el proceso.

Decide cómo se actualizan los datos cuando llegan de formularios o integraciones.

Auditoría de limpieza

Exporta una muestra de contactos y detecta valores vacíos, duplicados y variantes de escritura.

Revisa qué workflows dependen de cada campo o etiqueta.

Corrige primero los datos de prueba y confirma que los filtros siguen funcionando.

Documenta los cambios antes de eliminar campos antiguos.

Evita cambiar un campo utilizado por varias automatizaciones sin probar el impacto. Un modelo de datos pequeño y documentado suele ser más fiable que crear una etiqueta para cada campaña sin una regla de mantenimiento.