Contacto frente a oportunidad
Un contacto es un registro de persona o empresa; una oportunidad representa una operación comercial. El mismo contacto puede tener oportunidades distintas. Mantener separadas ambas ideas facilita gestionar compras repetidas o servicios diferentes sin duplicar innecesariamente los datos personales.
Diseña etapas útiles
Define etapas que indiquen cambios observables: nueva consulta, contacto realizado, cita, propuesta, ganado o perdido. No uses una etapa para cada tarea pequeña. Cada etapa debería responder qué ha ocurrido y qué acción corresponde ahora.
Asignación y tareas
Decide cómo se asignan oportunidades, quién recibe los leads nuevos y qué ocurre cuando el responsable no está disponible. Añade tareas para los siguientes pasos y revisa las oportunidades sin actividad. Una alerta debe indicar una acción concreta, no solo informar de que algo ha cambiado.
Campos y valor estimado
Registra solo los campos que ayuden a priorizar o informar: servicio, fuente, importe aproximado y fecha de seguimiento, cuando sean relevantes. Documenta cómo se rellenan y evita tratar estimaciones como ingresos confirmados.
Automatizaciones por etapa
Puedes usar cambios de estado para crear tareas o notificaciones. Antes de enviar comunicaciones externas, valida permisos y consentimiento. Prueba que una oportunidad cerrada o una cita reservada detenga los recordatorios que ya no corresponden.
Revisión semanal
Mide oportunidades nuevas, conversión entre etapas, tiempo en cada fase y motivos de pérdida. Busca etapas donde las oportunidades se estancan y pregunta al equipo por qué. El pipeline debe reflejar la realidad, no solo ofrecer un tablero visual.